Quý khách muốn tìm hiểu về vấn đề: Những điều cần biết khi sử dụng Hóa đơn điện tử mới nhất năm 2023 vui lòng tham khảo bài viết dưới đây hoặc liên hệ theo số điện thoại 0941.776.999 hoặc 0888.695.000 để được Luật sư tư vấn miễn phí và hỗ trợ các thủ tục pháp lý một cách nhanh nhất.
1. Thế nào là Hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ta hiểu Hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Như vậy, Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm 02 loại đó là Hóa đơn điện tử có mã và Hóa đơn điện tử không có mã:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên Hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là Hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
2. Đối tượng phải sử dụng Hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/7/2022, theo quy định Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng Hóa đơn điện tử, bao gồm:
– Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
– Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
– Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Lưu ý: Doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:
– Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Sử dụng Hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích đối với các bên (cá nhân, tổ chức mua hàng hóa, dịch vụ; cá nhân, tổ chức cung cấp hàng hóa, dịch vụ; đối với cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có liên quan). Cụ thể, tại Công văn 1799/BTC-TCT ngày 24/02/2022, Bộ Tài chính đã nêu rõ những lợi ích khi áp dụng Hóa đơn điện tử như sau:
* Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ
– Giúp người mua dễ dàng tra cứu và đối chiếu được Hóa đơn điện tử do người bán cung cấp.
– Sử dụng Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,…).
– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.
– Sử dụng Hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận Hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.
* Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Việc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.
– Giảm thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn.
* Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan
– Sử dụng Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.
– Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,…
– Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
Trên đây là tư vấn của Luật Đại Đông Á (BEALAW) về: Những điều cần biết khi sử dụng Hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật mới nhất. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hồ trợ pháp lý khác; vui lòng liên hệ ngay 0941.776.999 hoặc 0888.695.000 để được Luật sư tư vấn miễn phí.
