Quý khách muốn tìm hiểu về vấn đề: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện vui lòng tham khảo bài viết dưới đây hoặc liên hệ theo số điện thoại 0941.776.999 hoặc 0888.695.000 để được Luật sư tư vấn miễn phí và hỗ trợ các thủ tục pháp lý một cách nhanh nhất.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định tại khoản 2 điều 44 luật Doanh nghiệp 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không tự mình thực hiện các công việc kinh doanh được mà chỉ có thể làm chức năng, nhiệm vụ ủy quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp mà thôi.
Cụ thể, văn phòng đại diện có những chức năng sau đây:
– Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng
– Văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới
– Văn phòng đại diện có chức năng thăm dò thị trường hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện
– Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp
Văn phòng đại diện chỉ là đơn vị phụ thuộc của công ty nên văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Căn cứ vào khoản 1, điều 45 luật Doanh nghiệp 2020: “Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.”
Như vậy không có giới hạn về việc thành lập văn phòng đại diện.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm các loại tài liệu sau:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện
– Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện của chủ sở hữu công ty/ chủ tịch hội đồng thành viên/ chủ tịch hội đồng cổ đông
– Bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên/ hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
– Bản sao thẻ căn cước công dân/ giấy chứng minh nhân dân/ hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ
– Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
– Văn bản ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thành lập văn phòng đại diện (trong trường hợp chủ sở hữu/người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không tự thực hiện thành lập văn phòng đại diện)
Trình tự thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện
Bước 2: Nhận kết quả giấy chứng nhận đăng ký thành lập
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện của công ty
Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động.
3. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Về việc đặt tên văn phòng đại diện
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
– Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo “Văn phòng đại diện”.
– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.
Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Quy đinh về thuế môn bài của văn phòng đại diện
– Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
– Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Theo quy định của pháp luật thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh, Theo đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
Trên đây là tư vấn của Luật Đại Đông Á (BEALAW) về: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định pháp luật mới nhất. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hồ trợ pháp lý khác; vui lòng liên hệ ngay 0941.776.999 hoặc 0888.695.000 để được Luật sư tư vấn miễn phí.
Với đội ngũ Luật sư, chuyên viên pháp lý tận tâm; nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật, Luật Đại Đông Á (BEALAW) tự tin có thể giải đáp các vấn đề DÂN SỰ, HÌNH SỰ, HÔN NHÂN GIA ĐÌNH, LAO ĐỘNG, KINH DOANH THƯƠNG MẠI và các vấn đề pháp lý khác.
